因公出国（境）申请流程指南

因公出国（境）需提前进行计划申报，分为以下三种情况：

• 集中申报：每年10月底、11月初申报来年整年计划；5月底、6月初申报当年下半年补充计划
• 临时申报（计划外）：邮件向国际处补充申报，抄送外管老师
• 超次数申报（超过3次）：需分管外事院所领导同意后，邮件向国际处补充申报，抄送分管院所领导、外管老师

在 Egate 系统提交"教职工因公出国（境）申请"，如邀请方承担预算，申请表内需体现。

需要上传的批件申请材料：

• 邀请函（电子版或复印件）：须正式信函格式；内容最好至少包括申请人姓名、具体日期范围、对应的具体事项；有的国家签证要求邀请函还需包括申请人有效护照号（没有有效护照号可用身份证号）；邀请函至少须有邀请人手写版签名（可电子签），不可用电脑设计的艺术字体；没有签名的至少需要邀请人或机构敲章
• 邀请函翻译件（只有外文邀请函需要翻译）
• 团组经费表（填写方案见团组经费表模板）
• 如参加会议还须上传：论文接收函、论文摘要、会议官方日程安排
• 如需申请新护照还须上传：身份证人像页扫描件（原始尺寸）

校内审批通过后，国际处协助申请外办批件：

• 国际处通知申请人在批件申请表"团长签名"处签汉字姓名
• 批件从申报的出发日开始算，三个月内出发有效
• 出访时间包含离境、抵境当日

政审和预算申请可与批件流程同步进行：

• 政审：询党办负责政审的老师；政审批件有效期3年，请自查是否需要做新的政审
• 预算：询财管老师、财务处

拿到批件后，国际处联系申请人协商预约新护照指纹时间。

申请人赴外办留指纹需携带：

• 批件（打印）

• 指纹预约单（打印）

• 身份证（原件）

国际处准备办理因公护照全套材料，一般由国际处送交外办，如时间较紧张，可由申请人前往外办留指纹时一并递交全套材料，回校后需将"申领单"交还国际处。

申请人按照外办官网各国签证要求准备纸质签证申请材料，与国际处核对无误后，国际处提交至外办审核。

• 各国因公签证要求：查看详情

• 签证表格下载：下载地址

• 出境证明：有效期仅3个月，所有经外办办理电子签、免签、落地签等情况需开具出境证明。

• 如需录新签证指纹（如申根、英国），提前告诉国际处可以或不可以录指纹的日期

根据签证类型，领取的材料有所不同：

• 非电子签证：含纸质签证的护照
• 电子签证：护照、出境证明、电子签证自行打印
• 免签/落地签：护照、出境证明

发票：签证发票通过国际处分享的二维码下载，二维码有效期14天，请尽快完成下载。

出发前需完成行前面谈：

• 2023年后首次出访者须在出发前与国际处约线下行前面谈
• 已线下面谈过的申请人，在之后的出访出发前国际处会根据目的国情况进行文字提醒

出访期间注意事项：

• 严格按照批准的行程执行，不得擅自变更

• 遵守外事纪律和保密规定

• 保留出入境记录、登机牌、住宿发票等凭证

• 如遇紧急情况，及时联系我国驻当地使领馆和学校国际处

所有申请人须在按期返回大陆境内后完成以下事项：

• 2个工作周内与国际处约回程面谈（如遇节假日顺延）

• 5个工作日内归还因公护照/通行证

• 3个工作周内提交Egate出访小结，未按时完成将影响学校账户办理新批件

• 未成功出访者也需提交小结

报销申请：详询财管老师、财务处。